今天“必须”做的事(即为紧迫的事)x今天“应该”做的事(即较不紧迫的事)今天“可以”做的事(即不紧迫的事)般来说,越是紧迫的事,其重要性愈高;越不紧迫的事,其重要性愈低。因此,依循以上的优先次序办事并无不妥。可是在多数情况下,越是重要的事反而越不紧迫。假如你是一位经理人,酒店式公寓装修对你来说,参加管理技能训练、向上级提出改进营运方式的建议,培养接班人、甚至管理者个人的减肥、戒烟、身体检查、补牙、立遗嘱等计划都是重要的,但却不是紧迫的事。青年公寓装修它们往往因不具紧迫性而被延迟办理。
至于许多紧迫的事,则往往不具重要性,例如不速之客的拜访、外来的电话等。按事情的缓急程度办事的管理者不但使重要事情的履行遥遥无期,而且使自己经常处于紧急甚至危机状态。以紧急程度为标准来安排事情,使我们似乎总是处在“急事”的包围之中,这让我们总是痛苦不堪。比如业务报告的编制。Loft装修任何一个高层领导都不得不承认,业务报告的编制是非常紧要的一件事情。但是如果今天距离递交业务报告的日期还有两个月的时间,一般管理者不会把它看成是今天青年公寓装修“应该”去做的事情,更不会把它当作是今天“必须”完成的任务,大的可能也只是把它确定为今天“可以”做的事情。